Хранение документов - важный аспект делопроизводства, имеющий строгую систему терминов и понятий. Рассмотрим основные термины и классификации, связанные с организацией хранения документов.
| Документооборот | Процесс движения документов в организации |
| Архивное хранение | Систематизированное сохранение документов длительный срок |
| Номенклатура дел | Систематизированный перечень документов организации |
| Электронный архив | Цифровая система хранения документов |
- Временное хранение (до 10 лет)
- Долговременное хранение (10-50 лет)
- Постоянное хранение (вечное)
| Бумажное хранение | Традиционный способ в архивах и шкафах |
| Электронное хранение | На серверах и облачных хранилищах |
| Микрофильмирование | Для особо ценных документов |
- Архивный фонд - совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации
- Дело - отдельная папка с документами по одному вопросу
- Опись - систематизированный перечень документов
- Экспертиза ценности - определение сроков хранения документов
| Федеральный закон "Об архивном деле" | №125-ФЗ |
| ГОСТ Р 7.0.8-2013 | Делопроизводство и архивное дело |
| Перечень типовых документов | С указанием сроков хранения |
- ECM-системы (Enterprise Content Management) - управление корпоративным контентом
- DMS (Document Management System) - системы управления документами
- EDMS (Electronic Document Management System) - системы электронного документооборота
| Текущий архив | Для часто используемых документов |
| Кадровый архив | Для личных дел сотрудников |
| Бухгалтерский архив | Для финансовых документов |
| Исторический архив | Для документов постоянного хранения |
Хранение документов имеет строгую терминологическую базу и регламентируется нормативными актами. Правильное понимание профессиональных терминов помогает организовать эффективную систему документооборота и архивного дела в любой организации. Современные технологии предлагают различные варианты хранения - от традиционных бумажных архивов до цифровых систем управления документами.
